Política de Tratamiento de Datos Personales

Responsable: Yoany Salcedo Flórez
Versión y fecha: Versión 1. Bogotá D.C., 15 de Octubre de 2026
Ámbito: Bases de datos de clientes, asegurados, beneficiarios, empresas y trabajadores afiliados a riesgos laborales, prospectos, contactos del sitio web y canales digitales, proveedores y aliados de Cuidoo Agencia de Seguros, incluido su servicio Afilia ARL.

1. Objeto y alcance

Esta política establece cómo Yoany Salcedo Flórez, persona natural que ejerce la intermediación de seguros bajo la marca comercial Cuidoo Agencia de Seguros (en adelante, “EL RESPONSABLE”), recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere y suprime los datos personales que conoce en el desarrollo de su actividad, y cómo los titulares pueden ejercer sus derechos.

Se aplica a todas las bases de datos y archivos, físicos o electrónicos, que contengan datos personales de personas naturales y que estén bajo la responsabilidad de EL RESPONSABLE, cualquiera sea el canal por el que se obtuvieron: solicitudes de cotización, formularios de afiliación, propuestas, formulario y correo del sitio web, WhatsApp, redes sociales, llamadas, eventos y capacitaciones.

2. Marco normativo

• Constitución Política, artículo 15 (derecho a la intimidad y al hábeas data) y artículo 20.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Decreto 90 de 2018, sobre los obligados a inscribir bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.
• Ley 1328 de 2009, régimen de protección al consumidor financiero, aplicable a la relación con los consumidores de seguros.
• Ley 1562 de 2012 y Decreto 1072 de 2015, en lo relativo a la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales y al reporte de accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
• Las demás normas que modifiquen, adicionen o sustituyan las anteriores, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Identificación del Responsable del Tratamiento

4. Definiciones

Para efectos de esta política se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015, entre ellas:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, y los contenidos en registros públicos.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los relativos a la salud, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la vida sexual y los datos biométricos.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que es a su vez responsable del tratamiento. Transmisión: comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.

5. Principios

EL RESPONSABLE aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Además, por la naturaleza de la intermediación de seguros, la información que los clientes entregan sobre sus riesgos, bienes, salud y siniestros se trata con estricta reserva.

6. Personas naturales y personas jurídicas

La Ley 1581 de 2012 protege los datos de las personas naturales. Por eso esta política se aplica a:

• Los clientes, tomadores, asegurados y beneficiarios que son personas naturales, incluidos los comerciantes inscritos como personas naturales y los emprendedores.
• Los representantes legales, socios, empleados, contratistas y personas de contacto de los clientes que son personas jurídicas, en cuanto a sus datos personales.
• Los trabajadores de las empresas clientes que se afilian o trasladan al Sistema General de Riesgos Laborales.
• Los prospectos, contactos del sitio web, participantes en eventos, proveedores y aliados.

Los datos corporativos de una persona jurídica (por ejemplo, su razón social, NIT, correo institucional, celular corporativo o dirección de contacto) no están cubiertos por la Ley 1581 de 2012, según la Superintendencia de Industria y Comercio (concepto 23-571469). Aun así, EL RESPONSABLE los trata con la misma reserva y confidencialidad.

7. Bases de datos, datos tratados y finalidades

EL RESPONSABLE no vende, alquila ni cede datos personales con fines comerciales a terceros.

8. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes

Por regla general, EL RESPONSABLE no solicita datos sensibles. Algunos seguros, como los de vida, salud o accidentes, y la atención de siniestros y accidentes de trabajo, pueden requerir información de salud. En esos casos, EL RESPONSABLE solo la tratará si se cumple alguna de las condiciones del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, en especial la autorización explícita del titular. Cuando se pida autorización para datos sensibles, se informará al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento y cuáles datos son sensibles. Si el dato es indispensable para el seguro que solicita, se le explicará antes.

EL RESPONSABLE no recolecta de manera intencional datos de niños, niñas y adolescentes. Si son asegurados o beneficiarios de una póliza, sus datos se tratarán respetando sus derechos prevalentes, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015, con la autorización de su representante legal.

9. Autorización del titular

El tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular (artículo 9 de la Ley 1581 de 2012). EL RESPONSABLE la obtiene por escrito, en formularios físicos o electrónicos, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir que la otorgó, y conserva prueba de ella. El silencio no se entiende como autorización (artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015).

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Que un dato sea público no autoriza su uso para cualquier fin: su tratamiento debe respetar la finalidad para la que es público. Por eso EL RESPONSABLE no usa los datos personales inscritos en el registro mercantil para enviar publicidad sin la autorización del titular (SIC, concepto 17-096489 de 2017).

10. Datos de trabajadores y entrega de datos a las aseguradoras

Datos que entregan las empresas clientes. Cuando una empresa entrega a EL RESPONSABLE los datos de sus trabajadores para afiliarlos o trasladarlos a la ARL, o un cliente entrega los datos de sus beneficiarios o asegurados, quien los entrega es el Responsable de esos datos y EL RESPONSABLE actúa como Encargado del Tratamiento. En ese caso:

• Corresponde a la empresa o al cliente contar con la autorización de los titulares, o con la causal legal que lo exima de ella.
• EL RESPONSABLE trata esos datos solo para el trámite solicitado y según las instrucciones del cliente, cumple los deberes de los encargados del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y guarda confidencialidad.
• La solicitud de servicio o el contrato con la empresa incluye una cláusula de transmisión de datos con el contenido del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (Anexo 3).

Entrega a aseguradoras y otras entidades. Para cotizar, expedir pólizas, afiliar y atender siniestros, EL RESPONSABLE entrega los datos necesarios a las compañías aseguradoras, principalmente Seguros SURA y ARL SURA. Cada aseguradora trata esos datos como Responsable, conforme a su propia política de tratamiento. También se entregan datos a las entidades del Sistema de Seguridad Social y a las autoridades, cuando la ley lo exija.

11. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante EL RESPONSABLE (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La supresión no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, por ejemplo, mientras tenga una póliza vigente o una afiliación activa tramitada por EL RESPONSABLE.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien haya estipulado a favor de otro.

12. Deberes de EL RESPONSABLE

EL RESPONSABLE cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Entre ellos: garantizar el ejercicio del hábeas data; solicitar y conservar copia de la autorización; informar al titular la finalidad de la recolección y sus derechos; conservar la información con las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; rectificar la información incorrecta; tramitar las consultas y los reclamos en los términos legales; informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad que pongan en riesgo la información; y cumplir las instrucciones de la SIC.

13. Área responsable y canales de atención

La atención de consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales está a cargo de Yoany Salcedo Flórez, titular de Cuidoo Agencia de Seguros, a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: [email protected], con el asunto “Datos personales – Cuidoo”.
• WhatsApp: 316 046 0303.
• Correo físico: Carrera 89 A Bis No. 8 A - 18, Torre 1, Apartamento 102, Bogotá D.C.

La solicitud debe incluir el nombre y el documento de identidad del titular, la descripción de lo que solicita, la dirección física o electrónica para la respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si actúa un representante, debe acreditar esa calidad.

14. Procedimiento para consultas y reclamos

14.1 Consultas (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012)

Las consultas sobre los datos del titular se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible responder en ese término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

14.2 Reclamos (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012)

• El titular que considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo con su identificación, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos que quiera hacer valer.
• Si el reclamo está incompleto, se pedirá al interesado que lo complete dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo. Si pasan dos (2) meses desde ese requerimiento sin que se presente la información, se entenderá que desistió del reclamo.
• Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, le dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
• Recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y su motivo, que se mantendrá hasta que el reclamo se decida.
• El reclamo se resolverá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Las quejas y reclamos sobre el contrato de seguro o la atención de un siniestro se tramitan aparte, ante la aseguradora y su defensor del consumidor financiero, conforme a la Ley 1328 de 2009.

15. Seguridad de la información y uso de herramientas tecnológicas

EL RESPONSABLE adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos: acceso restringido, contraseñas y verificación en dos pasos en sus cuentas, equipos protegidos y copias de seguridad.

Para prestar sus servicios, EL RESPONSABLE utiliza servicios tecnológicos de terceros, como correo electrónico, almacenamiento en la nube, mensajería, sitio web y herramientas de inteligencia artificial que apoyan el análisis de las necesidades del cliente. Algunos de estos proveedores pueden almacenar o procesar la información fuera de Colombia y actúan como encargados del tratamiento. EL RESPONSABLE:

• Elige proveedores que ofrezcan condiciones de seguridad y confidencialidad, y acepta sus términos de tratamiento de datos, que hacen las veces de contrato de transmisión en los términos de los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013.
• Comparte con estas herramientas solo la información necesaria para la tarea y, cuando es posible, la anonimiza o seudonimiza. No ingresa datos de salud en herramientas de inteligencia artificial.
• Revisa personalmente toda recomendación antes de entregarla al cliente. Las herramientas de inteligencia artificial no toman decisiones sobre los titulares; la decisión de contratar un seguro es siempre del cliente, y la de asegurar el riesgo, de la aseguradora.

Las transferencias internacionales de datos personales, si llegaran a ser necesarias, se harán conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

16. Conservación y supresión

Los datos se conservan durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades de esta política, mientras esté vigente la póliza o la afiliación tramitada, y después durante el término que exijan las obligaciones legales, contables, tributarias o contractuales, o el necesario para atender reclamaciones y defender los derechos de las partes. Cumplido ese término, se suprimen de forma segura (artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015).

17. Registro Nacional de Bases de Datos

El Responsable es una persona natural y, por tanto, no está obligado a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con el artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 90 de 2018. Esta exención no lo releva de los demás deberes de la Ley 1581 de 2012.

18. Vigencia y modificaciones

Esta política rige desde el [FECHA DE PUBLICACIÓN] y se publica en el sitio web de Cuidoo Agencia de Seguros. Las bases de datos estarán vigentes mientras EL RESPONSABLE desarrolle su actividad y mientras sea necesario para cumplir las finalidades descritas. Los cambios sustanciales de esta política se comunicarán a los titulares antes de aplicarse, por el sitio web o por correo electrónico.

Anexo 1. Aviso de privacidad

Aviso de privacidad – Cuidoo Agencia de Seguros

Responsable: Yoany Salcedo Flórez (C.C. 80.721.861), marca Cuidoo Agencia de Seguros. Bogotá D.C. Correo: [email protected]. Teléfono: 316 046 0303.

Tratamiento y finalidad: sus datos se recolectan, almacenan y usan para responder su solicitud, analizar sus necesidades de protección, cotizar y tramitar pólizas y afiliaciones a riesgos laborales ante las aseguradoras, acompañarle en siniestros y, si usted lo autoriza, enviarle información comercial.

Datos sensibles: si se le solicitan, por ejemplo datos de salud, usted no está obligado a suministrarlos ni a autorizar su tratamiento.

Sus derechos: conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, solicitar prueba de la autorización, ser informado sobre su uso, revocar la autorización y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012).

Política completa: disponible en el sitio web de Cuidoo o a solicitud al correo [email protected].

Anexo 2. Texto de autorización para formularios

Autorización para el tratamiento de datos personales

Autorizo de manera previa, expresa e informada a Yoany Salcedo Flórez (Cuidoo Agencia de Seguros) para tratar mis datos personales con el fin de responder mi solicitud, cotizar y tramitar seguros y afiliaciones a riesgos laborales, entregarlos a las aseguradoras para esos fines y cumplir obligaciones legales, de acuerdo con su Política de Tratamiento de Datos Personales, que declaro conocer.

☐ Además, autorizo el envío de información comercial, recordatorios de renovación e invitaciones a eventos por correo electrónico o WhatsApp.

Conozco que puedo conocer, actualizar, rectificar y suprimir mis datos y revocar esta autorización escribiendo a [email protected].

La autorización para fines comerciales se pide por separado y es opcional, para que el titular pueda recibir el servicio sin aceptar la publicidad.

Anexo 3. Cláusula de transmisión de datos para empresas clientes

Cláusula modelo – Tratamiento de datos personales por encargo

EL CLIENTE, en calidad de Responsable del Tratamiento, entrega a YOANY SALCEDO FLÓREZ, que actúa bajo la marca Cuidoo Agencia de Seguros (en adelante, EL ENCARGADO), los datos personales de sus trabajadores, contratistas o beneficiarios que sean necesarios para cotizar y tramitar seguros o la afiliación o traslado al Sistema General de Riesgos Laborales. EL ENCARGADO tratará esos datos únicamente para ese fin y según las instrucciones de EL CLIENTE, y se obliga a: (i) dar tratamiento a los datos conforme a los principios de la Ley 1581 de 2012 y a la política de tratamiento de EL CLIENTE; (ii) salvaguardar la seguridad de las bases de datos; (iii) guardar confidencialidad sobre la información; (iv) cumplir los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012; y (v) al terminar el servicio, devolver o suprimir los datos, salvo que deba conservarlos por obligación legal. EL CLIENTE declara que cuenta con la autorización de los titulares o con una causal legal que lo exime de ella, y que tiene su propia política de tratamiento de datos. EL ENCARGADO entregará a la aseguradora o a la ARL los datos necesarios para el trámite, y podrá apoyarse en proveedores tecnológicos que actúan como subencargados con garantías de seguridad y confidencialidad.

Fundamento: artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 y artículos 3 y 18 de la Ley 1581 de 2012.

YOANY SALCEDO FLÓREZ
C.C. 80.721.861 · Cuidoo Agencia de Seguros
Bogotá D.C., 15 de Octubre de 2026